ما تحتاج لمعرفته حول المخالصة المالية: عندما ينتهي كل شيء بالأرقام
مقدمة
كما يقال في عالم الأعمال والتجارة، “إذا لم تكن الأرقام دقيقة، فلن تكون الأمور على ما يرام!” تخيل معي مشهدًا بسيطًا في نهاية الشهر، حيث يجلس المحاسب ويمسك بالقلم وكأنه محارب قديم في ساحة معركة الحسابات، يحاول الوصول إلى الرقم النهائي الذي سيقول لك: “هل انتهى هذا الشهر بنجاح أم بصداع مالي؟”.
وفقاً لإحصائية أجرتها شركة “برايس ووترهاوس كوبرز”، وجد أن 70٪ من الشركات الصغيرة تفشل في إتمام معاملات المخالصة المالية بدقة في وقتها المحدد. دعونا نتعمق في هذا الموضوع أكثر ونتعرف على المخالصة المالية.
ما هي المخالصة المالية؟
المخالصة المالية هي عملية محاسبية تتم في نهاية فترة مالية محددة، مثل نهاية الشهر أو نهاية السنة، وتهدف إلى مطابقة الحسابات وضمان أن الأرقام المالية المتاحة دقيقة ومطابقة للمعاملات الفعلية. بمعنى آخر، إنها تلك اللحظة التي يراجع فيها المحاسبون والمتخصصون في المالية كل صغيرة وكبيرة، ويتأكدون من أن كل قرش في حساب الشركة قد وُضع في مكانه الصحيح.
لماذا تعد المخالصة المالية أمرًا حيويًا؟
الدقة في الحسابات: المخالصة المالية تساعد في تجنب الأخطاء المحاسبية، فالتأكد من أن الحسابات متطابقة يتيح للشركات اتخاذ قرارات أكثر استنارة.
الشفافية: الشركات تحتاج إلى إظهار شفافية مالية في تقاريرها، سواء كانت لمالكي الأسهم أو الجهات التنظيمية. المخالصة المالية تمنح هذه الشفافية.
الامتثال: قد تكون هناك قوانين محلية أو دولية تفرض على الشركات تقديم تقارير دقيقة ومحدثة. المخالصة المالية هي الخطوة التي تضمن الامتثال لتلك القوانين.
كيفية إجراء المخالصة المالية
عملية المخالصة المالية تعتمد على سلسلة من الخطوات التي تشمل:
جمع البيانات: المرحلة الأولى تبدأ بجمع كافة الفواتير، الإيصالات، والتحويلات البنكية.
مراجعة السجلات: في هذه الخطوة، تتم مقارنة السجلات المالية الداخلية مع الحسابات البنكية وأي مستندات مالية أخرى للتأكد من دقتها.
تعديل السجلات: إذا وجدت أي تباينات، يتم إدخال التعديلات المناسبة للتأكد من مطابقة الأرقام.
التوثيق: لا يكتمل العمل حتى يتم توثيق كل شيء، بحيث يكون لديك سجل واضح لكل تعديلات تمت على الحسابات.
المشاكل الشائعة في المخالصة المالية
قد تواجه الشركات مجموعة من التحديات خلال عملية المخالصة المالية، من أبرزها:
الأخطاء البشرية: نحن لسنا روبوتات، وبالتالي الأخطاء البشرية مثل إدخال أرقام خاطئة أو نسيان إدخال بعض المعاملات يمكن أن يحدث.
التأخر في المخالصة: بعض الشركات قد تتأخر في إتمام عملية المخالصة المالية، مما يسبب تراكم المهام ويزيد من احتمال وقوع الأخطاء.
الافتقار إلى النظام: عدم وجود نظام محاسبي جيد قد يجعل عملية المخالصة معقدة.
دور OBS في تسهيل عملية المخالصة المالية
هنا يأتي دور الحلول التقنية مثل نظام (أو بي إس) OBS، والذي يساهم في تسهيل وتسريع عملية المخالصة المالية من خلال الأتمتة والتكامل بين الحسابات البنكية وسجلات الشركة المالية. نظام OBS يسمح للشركات بإجراء المطابقات بسرعة ودقة أكبر، ما يقلل من الأخطاء البشرية ويعزز الشفافية المالية.
وفقًا لدراسة أجرتها شركة “ديلويت”، فإن استخدام حلول التكنولوجيا مثل OBS يقلل من وقت المخالصة المالية بنسبة 50٪ ويساهم في تحسين دقة التقارير المالية بنسبة 35٪.
الختام
كما يقال في عالم الأعمال والتجارة، “إن لم تقم بمطابقة حساباتك، فربما تجد نفسك تبحث عن الأموال المفقودة مثل من يبحث عن إبرة في كومة قش!” المخالصة المالية ليست مجرد إجراء روتيني، بل هي الأساس الذي تبنى عليه قرارات الشركة المستقبلية.
وبحسب دراسة حديثة أجرتها “إرنست آند يونغ”، فإن الشركات التي تلتزم بالمخالصة المالية بانتظام تتمتع بزيادة في كفاءة الإدارة المالية بنسبة 40٪. لذلك، إذا كنت تدير شركة أو تعمل في المجال المالي، تذكر أن المخالصة المالية قد تكون مفتاح النجاح أو الفشل.
