عالم الأعمال يشبه إلى حد كبير لعبة الشطرنج، حيث لكل خطوة أهمية، وتحديد من يشتري ومتى وأين يلعب دورًا حاسمًا في تحقيق النجاح. إدارة المشتريات هي واحدة من تلك الخطوات الحساسة التي تؤثر بشكل مباشر على كفاءة أي شركة. لكن السؤال الذي يطرح نفسه: ما هي إدارة المشتريات، وكيف يمكن تقييم أدائها لضمان أنها تسير بالشكل الصحيح؟

بحسب دراسة أجرتها PwC في عام 2023، تبين أن 45% من الشركات التي تعتمد على نظام فعال لإدارة المشتريات تحققت من تقليص تكاليف التشغيل بنسبة تتجاوز 20%. إذاً كيف يمكن للشركات تحقيق هذا النوع من النجاح من خلال تحسين إدارة المشتريات؟

في هذه المقالة، سنقوم بالتعرف على إدارة المشتريات بكل تفاصيلها، سنكشف عن الأساليب والاستراتيجيات التي تضمن تحسين أدائها، وسنستعرض أدوات تقييم الأداء لتحقيق أفضل النتائج.

ما هي إدارة المشتريات؟

إدارة المشتريات تعني جميع الأنشطة المتعلقة بالحصول على السلع والخدمات اللازمة لتشغيل الأعمال. يشمل ذلك البحث عن الموردين، التفاوض على العقود، وتقديم الطلبات، وصولًا إلى تسلم المنتجات. إنها عملية حيوية داخل أي شركة لأنها تساهم في تحقيق التوازن بين الجودة، التكلفة، والوقت.

إذا كنت تتساءل لماذا إدارة المشتريات مهمة، فكر في هذا: ما قيمة أفضل منتج إذا لم تتمكن من الحصول على المواد الخام بالجودة المطلوبة أو في الوقت المناسب؟ أو كيف ستتمكن من المنافسة إذا كنت تدفع أكثر من اللازم مقابل مواد يمكن الحصول عليها بتكلفة أقل؟

أهداف إدارة المشتريات:

إدارة المشتريات ليست مجرد عملية شراء منتجات، بل هي جزء استراتيجي من الأعمال، وتسعى لتحقيق عدة أهداف رئيسية:

1. الحصول على المواد والخدمات بجودة عالية:
   الهدف الرئيسي لإدارة المشتريات هو التأكد من أن الشركة تحصل على المواد والخدمات التي تحتاجها بالجودة المطلوبة لضمان أن المنتجات النهائية تلبي معايير الجودة.

2. تحقيق وفورات في التكلفة:
   التفاوض مع الموردين، البحث عن البدائل الأقل تكلفة، والاستفادة من الخصومات هو جزء من مهام إدارة المشتريات التي تساهم في خفض تكاليف التشغيل وزيادة الربحية.

3. ضمان توفر الإمدادات في الوقت المناسب:
   توقيت التسليم هو أمر بالغ الأهمية. إذا وصلت المواد في وقت متأخر، قد يتأخر الإنتاج. لذلك، تسعى إدارة المشتريات إلى ضمان أن الإمدادات تصل في الوقت المحدد دون تأخير.

4. تعزيز العلاقات مع الموردين:
   بناء علاقات قوية ومستدامة مع الموردين يتيح للشركات الحصول على شروط تجارية أفضل وضمان استمرارية التوريد حتى في أوقات الأزمات.

5. تحقيق التوافق مع السياسات البيئية والاجتماعية:
   الشركات اليوم تحت ضغط أكبر للالتزام بالمعايير البيئية والاجتماعية. إدارة المشتريات تلعب دورًا رئيسيًا في ضمان أن المشتريات تأتي من مصادر مستدامة ومسؤولة.

دور إدارة المشتريات في تحسين الأداء المالي:

إدارة المشتريات تؤثر بشكل مباشر على الأداء المالي للشركة من خلال تقليل التكاليف وزيادة الكفاءة. من خلال التفاوض الجيد مع الموردين والبحث عن أفضل العروض، يمكن للشركات تحقيق وفورات كبيرة. كما أن تحسين إدارة المشتريات يساهم في تقليل الفاقد وتحسين إدارة المخزون.

دراسة أجرتها Deloitte في عام 2021 أظهرت أن الشركات التي استثمرت في تحسين إدارة المشتريات حققت تحسنًا في الربحية بنسبة تتراوح بين 10% و15%.

مراحل عملية المشتريات:

تتكون عملية المشتريات من عدة مراحل رئيسية، وهي:

1. تحديد الحاجة:
   تبدأ العملية بتحديد الحاجة إلى مواد أو خدمات معينة. هذا يعتمد على الطلب الداخلي من أقسام الشركة المختلفة، مثل الإنتاج أو التسويق.

2. البحث عن الموردين:
   بعد تحديد الحاجة، تأتي مرحلة البحث عن الموردين المناسبين. يمكن أن يكون هؤلاء الموردين محليين أو دوليين حسب نوع المنتجات أو الخدمات المطلوبة.

3. التفاوض وإبرام العقود:
   التفاوض على الأسعار والشروط هو جزء حاسم في عملية المشتريات. هنا تسعى إدارة المشتريات إلى تحقيق التوازن بين التكلفة والجودة والموثوقية.

4. إصدار أوامر الشراء:
   بمجرد الاتفاق مع المورد، يتم إصدار أوامر الشراء التي توضح الكمية المطلوبة والأسعار وشروط التسليم.

5. التسلم والفحص:
   عند وصول البضائع، يتم فحصها للتأكد من مطابقتها للمواصفات المتفق عليها. إذا كانت هناك مشاكل، يتم التعامل معها مباشرة مع المورد.

6. الدفع والتقييم:
   بعد استلام البضائع، يتم معالجة الفواتير ودفعها، ويتم تقييم المورد وأدائه لضمان التوافق مع التوقعات.

كيفية تقييم أداء إدارة المشتريات:

تقييم أداء إدارة المشتريات هو جزء أساسي لضمان كفاءتها وفعاليتها. هناك العديد من الطرق لقياس أداء إدارة المشتريات:

1. تكاليف المشتريات مقارنة بالميزانية:

من أهم المقاييس هي مقارنة تكاليف المشتريات الفعلية بالميزانية المخططة. إذا كانت إدارة المشتريات تتجاوز الميزانية باستمرار، فقد يكون هناك حاجة إلى مراجعة العمليات والتفاوض مع الموردين.

2. معدلات التوريد في الوقت المحدد:

التوقيت هو عامل حاسم في نجاح المشتريات. يجب مراقبة نسبة الطلبات التي تم تسليمها في الوقت المحدد. إذا كانت معدلات التأخير مرتفعة، يجب مراجعة عمليات إدارة الموردين واللوجستيات.

3. جودة المواد المستلمة:

تقييم جودة المواد والخدمات المستلمة مهم لضمان أن المنتجات النهائية تلبي المعايير المطلوبة. مشاكل الجودة قد تؤدي إلى ارتفاع تكاليف الإنتاج، لذلك يجب مراقبة أداء الموردين من حيث الجودة بانتظام.

4. علاقات الموردين:

العلاقات المستدامة مع الموردين يمكن أن تساهم في تحسين شروط التوريد والحصول على عروض أفضل. يمكن قياس هذا من خلال مراقبة عدد النزاعات مع الموردين أو تحسين شروط العقود بمرور الوقت.

5. الكفاءة التشغيلية:

مراقبة الوقت المستغرق من تقديم الطلب حتى استلام البضائع هو مؤشر مهم للكفاءة. يجب تقليل الفجوة الزمنية بين الطلب والتسليم لضمان استمرارية العمليات.

طرق تحسين إدارة المشتريات:

1. الاستفادة من التكنولوجيا:
   استخدام الأنظمة الإلكترونية لإدارة المشتريات يساعد على تسهيل العمليات وتحسين الكفاءة. يمكن أن تساعد منصات مثل ERP وSRM في تتبع الطلبات، الفواتير، ومراقبة أداء الموردين بسهولة.

2. التدريب المستمر للموظفين:
   تأكد من أن فريق المشتريات على دراية بأحدث تقنيات التفاوض وأساليب إدارة الموردين. التدريب المستمر يساهم في تحسين الأداء.

3. التعاون مع الأقسام الأخرى:
   يجب على إدارة المشتريات العمل عن كثب مع الأقسام الأخرى داخل الشركة، مثل الإنتاج، لضمان تلبية احتياجاتهم وتوقعاتهم.

4. تحليل البيانات واتخاذ القرارات المستندة إلى الحقائق:
   الاستفادة من التحليل المالي وبيانات الأداء لتحديد مجالات التحسين واتخاذ قرارات تستند إلى الحقائق بدلاً من التخمينات.

إحصائيات حديثة حول إدارة المشتريات:

وفقًا لتقرير صادر عن Gartner في عام 2023، أظهرت البيانات أن الشركات التي تستثمر في تقنيات إدارة المشتريات الحديثة تحقق توفيرات في التكاليف تصل إلى 25% في المتوسط. هذه الشركات أيضًا تزيد من معدلات التوريد في الوقت المحدد بنسبة 15% وتحسن جودة المواد المستلمة بنسبة 20%.

خاتمة:

إدارة المشتريات ليست مجرد عملية شراء سلع وخدمات؛ إنها جزء استراتيجي من أعمال الشركة. من خلال تحسين هذه الإدارة، يمكن للشركات تحقيق وفورات كبيرة في التكاليف وتحسين جودة المنتجات وزيادة الكفاءة العامة. بناءً على أحدث الدراسات، فإن الاستثمار في تطوير نظام إدارة مشتريات فعال هو أحد أفضل الطرق لضمان نجاح الأعمال على المدى الطويل.

وكما يقول أحد الخبراء: “في عالم المشتريات، لا يتعلق الأمر بما تشتري فقط، بل كيف تشتريه.” لذا، من خلال اتباع الاستراتيجيات التي تمت مناقشتها، يمكنك تحسين أداء إدارة المشتريات وضمان استمرارية نجاح شركتك.