تُعدّ ملاحظات الأداء السلبية جزءاً أساسياً من أي بيئة عمل فعّالة، ولكن قد يكون من الصعب تقديم هذه الملاحظات بشكل يضمن عدم الإضرار بالعلاقات المهنية أو تحفيز الموظفين على تحسين أدائهم. في هذا المقال، سنستعرض كيفية تقديم ملاحظات سلبية إلى الزملاء أو المديرين أو المرؤوسين بشكل احترافي ومفيد.

أهمية تقديم ملاحظات سلبية بفعالية

تُظهر الدراسات أن أكثر من 60% من الموظفين يفضّلون تلقي ملاحظات سلبية في بيئة عملهم كوسيلة لتحسين أدائهم. عند تقديم هذه الملاحظات بشكل صحيح، يمكن أن تؤدي إلى زيادة الإنتاجية، تحسين التواصل بين الأفراد، وبناء علاقات قائمة على الشفافية والاحترام المتبادل. في المقابل، إذا تم تقديم الملاحظات بشكل غير لائق، فإن ذلك قد يؤدي إلى تقليل الحافز أو حتى خلق بيئة سلبية.

كيفية تقديم ملاحظات سلبية بطريقة بنّاءة

من المهم عند تقديم ملاحظات سلبية أن تكون بنّاءة وموجهة نحو تحسين الأداء، وليس نحو الانتقاد الشخصي. إليك بعض النصائح التي يمكن أن تساعد في تقديم ملاحظات سلبية بشكل فعّال:

• ابدأ بالإيجابيات أولاً: يُفضّل أن تبدأ بالثناء على العمل الجيد الذي قام به الشخص قبل الانتقال إلى النقاط التي تحتاج إلى تحسين. هذا يُساعد في تخفيف تأثير الملاحظات السلبية ويمنع الشخص من الشعور بالهجوم.

• كن محدداً وواضحاً: عند تقديم الملاحظات، من الضروري أن تكون محدداً حول ما يحتاج إلى تحسين. بدلاً من قول “أنت بحاجة إلى تحسين أدائك”، يمكن القول “لقد لاحظت أنك تأخرت في تسليم المشروع الأخير، وإذا تمكّنت من تحسين تنظيم وقتك، يمكنك إنجاز الأعمال في الوقت المحدد”.

• ركز على السلوك وليس الشخص: تجنب انتقاد الشخص نفسه، وبدلاً من ذلك ركّز على السلوك الذي يحتاج إلى تعديل. على سبيل المثال، استخدم العبارات مثل “التأخير في الاجتماعات يعيق سير العمل” بدلاً من “أنت لا تهتم بالمواعيد”.

• استمع إلى رد الشخص الآخر: عندما تقدّم ملاحظات سلبية، لا تتوقف عند التحدث فقط. استمع إلى وجهة نظر الشخص الآخر وكن مستعداً للقبول والتفاهم بشأن أي ظروف قد تؤثر على أدائه.

• اقترح حلولاً أو بدائل: لا تكتفِ بإظهار المشكلة فقط، بل قدم حلولاً أو خطوات عملية يمكن أن تساعد في التحسين. هذا يُظهر أنك مهتم بتحسين الوضع بدلاً من مجرد الانتقاد.

أهمية التغذية الراجعة المنتظمة

توفر التغذية الراجعة المنتظمة فرصة لتحسين الأداء بشكل مستمر. وفقاً لدراسة أجرتها إحدى الشركات الاستشارية، فإن 70% من الموظفين الذين يتلقون ملاحظات بشكل منتظم يكونون أكثر إنتاجية ولديهم مستويات رضا أعلى عن وظائفهم. من المهم أن تكون ملاحظاتك منتظمة، وليس فقط عندما تحدث مشكلة. هذا يضمن أن الأفراد يعرفون دائماً كيف يتم تقييم أدائهم ويشعرون بأنهم مدعومون في تطوير مهاراتهم.

كيفية تلقي الملاحظات السلبية بشكل صحيح

تلقي الملاحظات السلبية ليس أمراً سهلاً، وقد يتسبب في شعور الشخص بالإحباط أو الدفاع عن نفسه. لكن من المهم أن يتعلم الجميع كيفية قبول الملاحظات السلبية بشكل إيجابي. إليك بعض النصائح لذلك:

• ابق هادئاً: عندما تتلقى ملاحظات سلبية، حاول ألا تتفاعل فوراً بمشاعر الغضب أو الدفاع. خذ وقتاً للتفكير في الملاحظات التي تم تقديمها.

• اطلب توضيحاً: إذا لم تكن متأكداً من النقاط التي تم الإشارة إليها، لا تتردد في طلب توضيحات. هذا يمكن أن يساعدك في فهم الموضوع بشكل أفضل ويسهم في تحسين أدائك مستقبلاً.

• استخدم الملاحظات للتعلم والتطوير: بدلاً من أن تشعر بالإحباط، حاول أن تعتبر الملاحظات فرصة للتعلم. التقييمات السلبية غالباً ما تحتوي على معلومات قيمة يمكن أن تساعدك في تحسين مهاراتك وأدائك في المستقبل.

خاتمة

في الختام، من المهم أن ندرك أن تقديم الملاحظات السلبية هو أداة أساسية لتحسين الأداء في بيئة العمل. من خلال تقديم هذه الملاحظات بشكل بناء ومحترف، يمكن أن تتحقق نتائج إيجابية لجميع الأطراف المعنية. استخدام ملاحظات سلبية كوسيلة لتحفيز التحسين، بالإضافة إلى الاستماع الجيد والتفاعل بشكل إيجابي، يمكن أن يساهم في تعزيز التعاون والنجاح داخل أي فريق عمل.