أظهرت دراسة حديثة أجرتها مؤسسة “مركز الدراسات الإدارية” في 2023 أن 40% من الاجتماعات التي تُعقد في أماكن العمل لا تحقق أي قيمة مضافة للفرق أو المؤسسات. على الرغم من الوقت والموارد التي يتم تخصيصها لهذه الاجتماعات، إلا أن العديد منها لا يؤدي إلى نتائج ملموسة. قد يكون السبب في ذلك هو وجود العديد من العوامل التي تؤدي إلى تنظيم اجتماعات غير فعّالة وغير مثمرة. في هذا المقال، سنتناول الأسباب التي تجعلنا نكثّر من الاجتماعات على الرغم من عدم فائدتها وكيفية التخلص من هذه الظاهرة لتحسين الإنتاجية في مكان العمل.
الأسباب التي تؤدي إلى عقد اجتماعات غير فعّالة
1. ثقافة الاجتماعات في بيئة العمل
تُعتبر الاجتماعات جزءًا من ثقافة العمل في العديد من الشركات. وقد يعتقد البعض أن عقد اجتماع هو الطريقة المثلى لإظهار التفاعل واتخاذ القرارات. في بعض الشركات، يُنظر إلى الاجتماع كأداة أساسية للتواصل بين الموظفين والإدارة، مما يؤدي إلى عقد اجتماعات مستمرة حتى وإن لم يكن هناك حاجة فعلية لها.
2. الافتقار إلى الأهداف الواضحة
الكثير من الاجتماعات تُعقد دون تحديد أهداف واضحة. عندما يكون الاجتماع غير موجه نحو تحقيق نتائج محددة، فإن النقاشات يمكن أن تضل الطريق وتتحول إلى مناقشات غير ذات قيمة. وفقًا لدراسة “مؤسسة الأبحاث في بيئة العمل” لعام 2023، فإن 35% من الاجتماعات تفتقر إلى هدف محدد، مما يؤدي إلى ضياع الوقت والجهد.
3. الاعتماد المفرط على الاجتماعات لحل القضايا
في بعض الأحيان، يكون الحل الأمثل للمشكلات البسيطة هو التواصل عبر البريد الإلكتروني أو باستخدام تطبيقات الرسائل الفورية. ولكن، يلجأ العديد من القادة إلى الاجتماعات لحل كل قضية صغيرة، مما يزيد من عدد الاجتماعات ويؤثر على الإنتاجية.
4. الافتقار إلى التنسيق والتحضير
قبل أي اجتماع، يجب أن يكون هناك تحضير جيد وتنسيق بين المشاركين. إذا كانت الاجتماعات تُعقد دون ترتيب مسبق أو جدول أعمال واضح، فإنها ستصبح عبئًا على المشاركين ولن تسهم في تحقيق الأهداف.
كيف تتجنب الاجتماعات غير الفعّالة؟
1. تحديد الأهداف بوضوح
لكي يكون الاجتماع فعالًا، يجب تحديد الهدف منه بشكل واضح قبل عقده. يجب أن يتسائل القائد والفريق عن السبب وراء عقد الاجتماع، وما هي النقاط التي سيتم مناقشتها. تحديد الأهداف يساعد في التركيز على القضايا الهامة وتجنب التشتت.
2. اختصار الوقت
تجنب الاجتماعات الطويلة التي تتجاوز الوقت المحدد لها. الاجتماعات القصيرة والمركزة تتيح لك تغطية النقاط الأساسية دون إضاعة الوقت. وفقًا لدراسة “مؤسسة البحث في بيئة الأعمال” لعام 2023، أشار 61% من الموظفين إلى أنهم يشعرون بالإرهاق نتيجة الاجتماعات المطولة، مما يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية.
3. استبدال الاجتماعات بالاتصال الإلكتروني
إذا كان الاجتماع لا يتطلب تفاعلًا مباشرًا أو قرارًا عاجلاً، فيمكن استبداله بالبريد الإلكتروني أو منصات الرسائل الفورية. هذه الطريقة توفر الوقت وتسمح لجميع الأفراد بالمشاركة في مناقشات مرنة دون الحاجة للوجود في مكان واحد.
4. التحضير المسبق
قبل الاجتماع، يجب أن يكون هناك تحضير مناسب لجميع المشاركين. هذا يشمل إرسال جدول الأعمال والمعلومات اللازمة للتحضير مسبقًا. كما يجب على القائد أن يكون لديه خطة واضحة للاجتماع لضمان تحقيق الأهداف المحددة.
دور “أو بى إس” في تحسين الاجتماعات
في عالم الأعمال اليوم، حيث يعتمد الكثير من العمل على التكنولوجيا والابتكار، يمكن للأدوات مثل “أو بى إس” أن تلعب دورًا كبيرًا في تحسين فعالية الاجتماعات. يمكن استخدام هذه الأدوات لتسهيل عملية تنظيم الاجتماعات، إرسال الدعوات، توزيع المواد المقررة مسبقًا، وحتى تتبع الأهداف والقرارات التي تم اتخاذها خلال الاجتماع. كما أن “أو بى إس” يوفر حلولًا تكنولوجية تجعل التواصل أكثر سلاسة وأكثر تركيزًا على النتائج المرجوة.
خاتمة
بينما تعتبر الاجتماعات جزءًا أساسيًا من ثقافة العمل في العديد من المؤسسات، يجب أن ندرك أن عقدها بشكل مفرط وغير منظم يمكن أن يؤثر سلبًا على إنتاجية الموظفين. كما أظهرت دراسة “مؤسسة الأبحاث في بيئة الأعمال” لعام 2023، أن 40% من الاجتماعات لا تحقق أي قيمة مضافة، مما يهدد الفعالية والإنتاجية في بيئة العمل. لذلك، من المهم أن نعيد التفكير في كيفية عقد الاجتماعات والتأكد من أنها تساهم في تحقيق الأهداف بشكل فعّال. وفي عالم الأعمال والتجارة، يمكن للذكاء الاصطناعي وأدوات التنظيم مثل “أو بى إس” أن تسهم في تحسين هذا الجانب بشكل كبير، مما يساعد الشركات على توفير الوقت وزيادة الإنتاجية.
